人事档案实体是以物质的形态存在和运动的，而温度、湿度、光线等各种环境因素会对档案的载体、字迹材料等造成不良影响，不利于档案的长久保存。因此，在日常保管工作中，要了解和掌握档案毁损的原因和规律，通过经常性的具体工作和专门的防护措施，最大限度地消除或降低不利影响因素。比如：档案入库前应去污、消毒、去酸；对不利于保管的纸质材料和字迹，应以复印或加膜等方式保护；对一些不利于档案保护的包装物应去除；重要档案可考虑副本异地保存。如果档案已经遭到损害，应立即采取抢救性措施，进行治理和保护，以防毁坏程度继续加重。

人事档案保管工作不仅仅在于防止人事档案的自然损坏，还应从根本上采取更积极的措施，最大限度地延长档案的寿命，使其尽可能长远地保存下去，服务于子孙后代。

人事档案关系到党和国家的机密及单位和个人信息的安全，切不可将档案管理工作当作收发取放的小事，一定要注意安全保密。此外，只有科学有序地保管，才能迅速查找到所需档案，减少多次取放对档案的磨损，提高利用效率。

我国人事档案保管的范围是由各个单位的人事管理权限决定的，依据统一领导、分级管理、管人与管档案相一致的原则确定。具体范围划分如下：

在职人员人事档案的管理与人员管理的范围应保持一致。人事档案的正本由主管该人的组织、人事部门保管。人事档案的副本由主管或协管该人员职务的部门保管。协管部门一般是人员所在单位或主管部门指定的有关部门。非主要协管和监管的单位不保管人事档案的正本和副本，但可根据需要保存近期重份的或摘要的登记表、履历表之类材料。

军队和地方互兼职务的干部，如果主要职务在军队，其档案正本由部队的政治部保管如果主要职务在地方，其档案正本由地方有关部门保管。

民主党派和无党派的爱国人士档案由各级党委统战部门保管。职工档案的规定如下；

（1）用人单位招聘职工，劳动合同期限在1年以上（含1年的），职工档案由用人单位保管，或由用人单位委托经劳动行政部门授权办理存档业务的职业介绍服务中心保存存档。

（2）用人单位招聘职工，劳动合同期限在1年以下的，按照《北京市招聘职工暂行办法》（京劳就发[1996]184号）规定，职工档案可不提到单位，但用人单位应将其档案委托单位所在区劳动局职业介绍服务中心集体保存。

（3）个体。私营企业招聘的职工，由个体，私营企业主将职工档案在企业注册地的区劳动局职业介绍服务中心办理集体存档。

（4）凡与用人单位建立劳动（合同）关系的员工，不得办理个人委托存档。

离、退休人员的人事档案一般由原保管部门保管。如果人员离、退休后，异地安置而未转关系的，其档案仍然由原单位保管；如果将组织关系转到安置地，则其人事档案应转交接收单位的人事部门来保管。

党中央、国务院管理的干部，中共党员的档案由中央组织部（或人事部）保管；民主党派和无党派爱国人士的档案由中央统战部保管。

人事档案不仅是对在世者了解使用的重要依据，也是对去世者进行研究的重要史料，还具有其他各方面的使用价值。然而，并非所有的人事档案都要永久保存，一来保管条件不允许，二来也没有必要。

党中央、国务院管理的省部级干部，死亡后其档案由原管理单位保管5年，之后移交中央档案馆永久保存。

中央、国家机关各部委和各省、市、自治区管理的司局级职务的干部，全国著名的科学家、艺术家、教授和有特殊贡献的英雄、模范人物、知名人士等，死亡后其档案由原管理单位保管5年后，移交本机关档案部门保存，并按《机关档案工作条例》规定的期限，到期后移交同级档案馆永久保存。

上述范围以外的其他干部，死亡后其档案由原管理部门保存5年后，移交本机关档案部门保存，并按同级档案馆接收范围规定进馆。

企业职工死亡后，其档案由原管理部门保存5年后，移交企业综合档案部门保存；对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡后，其档案按规定向有关档案馆移交。

辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）后未就业人员，其档案由原管理单位保管；另就业的，其档案转至有关组织、人事部门或所属的人才服务中心保管。在职人员被开除公职后，其档案保管方法原则上同上述程序。

在职人员受刑事处分或劳动教养期间，其档案由原管理单位保管；刑满释放或解除劳教后，重新安排工作人员的档案由主管该人的部门或所属的人才服务中心保管。

出国不归、失踪和逃亡人员的人事档案由原管理单位保管。

人事档案管理人员及其在本单位直系亲属的档案由组织指定有关部门及专人保管。

人事档案的保管工作必须依托于一定的物质条件才能实现。基本的物质条件包括库房、装具、保管设备、包装材料和消耗品，它们构成一个保护链条，共同发挥着为人事档案创造良好环境、保护档案免受侵袭、维护档案完整和安全的作用。

库房是为存储和保护档案而设计建造的建筑物，是保管人事档案最重要的物质条件。在实际工作中，因公司职能、规模和财力限制，一般不新建库房，大都利用办公用房或民用建筑改建，但在库房选址或改造上应尽量向《档案馆建筑设计规范》的要求靠拢，注意以下几个问题：

（1）库房选址应考虑三个因素：一应注意周围环境，远离居民区、锅炉房、厨房、化验室、厕所及车辆来往频繁的马路，以隔绝火源、水源和有害气体对档案的侵袭；二是库房应保持干燥，便于通风,不应设在工厂的下风处；三是与主管人事档案工作的组织、人事部门办公用房设在一起或相邻，以便于管理和使用档案，但应有专门的库房，做到阅档场所、整理场所、办公场所分开。

（2）库房面积与保管的人事档案数量应相适应，一般每千人的人事档案库房面积不少于20-25平方米。

（3）库房应坚固实用，全木质结构的房屋和一般的地下室不宜作档案库房使用。

（4）改建库房应改造地面，防止潮湿；修建房顶，防止漏雨；检修电线电器，防止火灾；门窗须结实严密，封闭性良好，窗户要有窗帘和铁栅；库房内有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温的必要设施。

档案装具是指用于存放档案的柜、架、箱，它们是档案库房存贮和保护档案的基本设备。一般而言，封闭式的柜箱比敞开式的架子更有利于档案的保护；金属装具比木质的更坚固有利于防火，但造价较高，防潮耐热不如木质装具。

档案柜是比较传统的装具，使用比较灵活，便于挪动，有利于防尘、防火、防盗。

档案架造价低，要求库房地面的承重与图书架相同，生产工艺简单，利用档案比较方便但要求档案库房的保护条件相对较高。

活动式密集架在有效利用库房空间、坚固、密闭方面具有较好性能。平时，各架柜合为一体；调阅时，可以手动或自动分开，比常规固定架柜能节省近2/3的库房面积。安装活动式密集架要求地面承重能力需在每平方米2400kg以上，还必须考虑整个建筑物的坚固程度以及使用年限等因素。

人事档案保管设备是指在人事档案保管、保护工作中使用的机械、仪器、仪表、器具等技术设备。主要有空调、通风设备、去湿机、温湿度测量及控制设备、防盗防火报警器、灭火器、装订机、复印机、缩微拍照及缩微品阅读复制机、光盘刻录机、通信及闭路电视监控设备、消毒灭菌设备、档案出入库的运送工具等。

人事档案包装材料主要有档案卷盒、档案袋。它不仅是存放和保护每一个档案案卷的纸质或其他质地档案材料，减少机械损，防止光线、灰尘对档案侵袭的工具，又是人事档案的封面，有利于人事档案的查找和利用。

为符合干部人事档案材料采用国际标准A4纸型的要求，干部人事档案卷盒、档案袋的样式和规格也作了相应调整，详见《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》。

消耗品是指用于人事档案保管工作的低值易耗品，如防霉防虫药品、吸湿剂、各种表格及管理性的办公用品等。